La mayoría de los equipos dentales que tienen problemas con los tiempos no son desorganizados, desmotivados ni inexpertos.
Son buenos equipos.
Conocen sus funciones. Trabajan duro. Se preocupan por los pacientes. Y, sin embargo, sus días siguen pareciendo apresurados, atrasados o impredecibles.
Los problemas de tiempos en odontología rara vez se deben a la falta de esfuerzo. Se deben a pequeñas deficiencias sistémicas que no aparecen en la agenda, pero que se notan en todas partes.
He aquí por qué los buenos equipos dentales siguen teniendo problemas con los tiempos.
Confían en la habilidad en lugar de en los sistemas
Los equipos sólidos suelen tener éxito porque sus integrantes son hábiles y adaptables.
Pero la adaptabilidad puede ocultar sistemas deficientes.
Cuando los tiempos dependen de que las personas «se las arreglen» sobre la marcha, el día se vuelve inconsistente. Una cita que sale bien no garantiza que la siguiente sea igual.
Los buenos equipos se mantienen ocupados. Los grandes equipos mantienen la previsibilidad.
Se subestiman las transiciones
La odontología no son solo procedimientos. Son transiciones.
Se pierde tiempo entre:
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instalar al paciente
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anestesiar
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iniciar el tratamiento
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cambiar de fase
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finalizar
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preparar la sala
Cada transición solo lleva uno o dos minutos, pero esos minutos se acumulan a lo largo de una agenda completa.
Cuando las transiciones no se planifican, alargan el día sin que apenas se note.
Las pequeñas pausas no parecen retrasos
La mayoría de los problemas de tiempos no parecen graves.
Se manifiestan como:
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una breve vacilación antes de empezar
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esperar una confirmación
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breves conversaciones paralelas
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pequeños ajustes realizados tarde
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buscar «una última cosa»
Individualmente, estas pausas parecen inofensivas. En conjunto, son la razón por la que la agenda se desajusta.
Los buenos equipos absorben los problemas en lugar de solucionarlos
Los equipos de alto rendimiento son excelentes compensando.
Trabajan más rápido. Multitareas. Se saltan los descansos. «Se las arreglan».
Pero cuando los equipos absorben los problemas en lugar de corregir el sistema que los causó, los mismos problemas se repiten cada día.
La agenda sigue siendo frágil, aunque el equipo sea sólido.
Los tiempos se resienten al principio y al final de las citas
La mayoría de los equipos se centran en el desarrollo de las citas.
Pero los tiempos se ganan o se pierden al principio y al final.
Los comienzos tardíos, la lenta puesta en marcha, los finales apresurados y la rotación incompleta generan un efecto dominó que ninguna rapidez en el desarrollo puede solucionar.
Los equipos sólidos a menudo pasan esto por alto porque la odontología en sí parece sólida.
La comunicación es clara, pero no predecible
Los buenos equipos se comunican bien.
Pero los tiempos mejoran cuando la comunicación es predecible, no solo clara.
Si las indicaciones, los traspasos y las señales cambian de una cita a otra, los equipos vacilan, incluso cuando saben lo que están haciendo.
La vacilación cuesta tiempo.
El día parece lleno, aunque no sea eficiente
Estar ocupado no siempre significa ser eficiente.
Los buenos equipos a menudo se sienten agotados porque están constantemente reaccionando: ajustando, compensando y poniéndose al día.
Sin sistemas que ayuden a controlar los tiempos, el día parece más pesado de lo que debería.
Reflexión final: Los problemas de tiempos son un problema de sistemas, no de personas
Cuando los buenos equipos dentales tienen problemas con los tiempos, no es porque estén fallando.
Es porque los sistemas que los rodean no se adaptan a la forma en que realmente se desarrolla la odontología.
Solucionar los problemas de tiempos no significa trabajar más rápido ni esforzarse más. Significa agilizar las transiciones, estandarizar las rutinas y eliminar los pequeños puntos de fricción que roban minutos a lo largo del día.
Cuando los sistemas apoyan a los buenos equipos, los tiempos se controlan solos.